学会这样开会,让你时间减半,效果翻倍

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说到开会,你肯定很想吐槽:一天上班8小时,开会开了2小时,关键是,常常花了时间还没有结果。有时候虽然已经有了成果,但执行的时候还是会有分歧,意见不统一。
其实会议达不到好的效果,绝大多数都是因为组织者没有好好把控会议的进程。想开一个高效的会议,从准备到进行,每个环节都不能马虎。
今天,「得到」作者戴愫老师专门列出了一份清单,告诉你如何组织好一场会议。如果你是会议的参与者,那么不妨对照一下你参加的会议做得好不好;如果你已经开始亲自组织会议,那么这份清单就帮你让会议更高效。
1. 什么样的会议值得开?

不是所有会议都值得你花时间,非开不可的会议有三种:第一,话题有很大的不确定性,需要共同协商,比如公司下半年采取什么销售策略;第二,问题不难但很繁琐,需要大家一起共享信息,比如办公室搬迁;第三,众口难调又必须达成统一意见,比如团队建设去哪儿旅游等。

2. 如何做一份好的会议纪要?

会议纪要很多人只会线性记录,写谁说了什么,但这其实是速记。好的会议纪要必须突出会议的重点和结论。你可以把会议的内容分成四个区域来记录:待解决的问题、已经讨论出来的方案、最终决定的决策、留待讨论的问题,这样别人看着纪要就能一目了然。
3. 怎么防止开会中间有人走题?
跑题是拖慢会议效率的大麻烦,教你一个方法:用视觉化的方式,把内容呈现在白板上。你可以把主题写在正中,围着它画一个圈,如果有人的发言是和主题强相关的,就可以写在圈内,不那么相关的写在圈外。跑题的人看见自己的话被归到了圈外,也就会自觉回归主题了。
比如,开会的主题是得到大学的“毕业典礼筹备会”,那么场地、嘉宾等就都在圆圈之内,而招生相关的话题就属于圈外。
4. 层级高的领导一直在发言,但言之无物,怎么办?
你或许在想该怎么委婉地打断他,给你两个方法:第一,你可以用肢体语言暗示他,比如指一下钟表;第二,你可以替他总结“不好意思确认一下,您看我的理解对不对,您刚刚说的是……”,既让他觉得自己受重视,也自然地中断了他的发挥。
5. 会议中两个人针锋相对,起了争执怎么解决? 
讨论中难免会有谁都不让谁的场景,为了避免讨论演变成抬杠,你可以用会议主持人的身份,建议双方轮流发言,在几分钟之内阐述自己的主要观点,然后让参会者投票,而不是任由这两个人一言一语地来回说。
6. 如果大家带着负面情绪来开会,怎么疏导?
有些人会故意对负面情绪视而不见,但带着情绪会影响理智思考的效果。正确做法是,先呼吁大家大胆说出负面情绪,再唤醒大家的正面情绪。比如,两个部门要合并重组,大家很焦虑,会议一开始你给每个人发一张纸,写两类内容:发泄内心里的负面想法,和这件事可能会带来什么好处。用写的方式,把负能量散掉,并唤起大家对这件事正面的思考。
 
7. 线上开会时,怎么拉住参与者的注意力?
线上开会,尤其是只有语音、没有视频的会,参与者非常容易走神。这时,身为主持人的你,可以多多叫大家的名字,因为人对自己的名字都是很敏感的。比如,你要说的内容和某人有关,就可以先叫他一下,或者要对某人提问,可以说“某某,我有一个问题想问你”。你还可以用比面对面时更夸张的语气来说话,避免听起来太平淡。
8. 怎么保证最终决策是最佳方案?
在会议的最后,一般会在几个方案中,投票选出一个支持者最多的。但其实,每个人都有自己的判断标准,最后投出来的方案或许也不是最完善的。建议你尝试“合并优势清单法”,用整合而不是选择,让大家选出每个方案的前三项优势,然后整合成一个博采众长的最佳方案。
9. 怎么结束一场会议?
散会前,最重要的事情就是重申一下会议的结论、各人的分工,说一句“本次会议的结论是……某某需要负责……大家还有什么疑议吗?”这能让所有人明确自己的职责,减小执行时出现矛盾的可能。