员工频繁迟到、早退,管理者怎么办?

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良好的出勤率是员工工作表现的基石。

如果你的员工工作出色但是经常会迟到、早退,你如何与他们展开谈话解决这个问题呢?以下,Enjoy:

作者:保罗·法尔科内

来源:华章管理(ID:hzbook_gl)

01 完善的考勤制度是基本

过度缺勤和迟到早退的问题上有许多地方值得我们探讨。

谈到缺勤,首先应该关注的是公司对于过度缺勤和未经批准缺勤的相关政策。

有些公司设置了病假补贴的上限;有些公司为了在处理具体案例时有绝对的话语权,拒绝把与考勤相关的条款落实在政策中。

另外,政策的设置也是对公司的挑战,因为要考虑各种决定因素:

政策规定的是实际的因病休假天数吗(即是发生疾病或受伤后不间断的休假天数,还是因同一种病累计的休假天数)?

一个基于非计划缺勤次数的考勤系统更有效,还是基于缺勤原因的考勤系统更加有效?

考勤统计周期是根据公司的财年还是日历年来运作,哪个更加有利于绩效考核周期管理?

除了书面政策的具体细节外,你过往的实践经验必须经得起考验。

那么,多长时间的缺勤会被认为是过分的呢?

这里没有一个固定的答案,但是每个月一天的非计划病假(即一年12天),会让人比较能够接受。

对于这些不合规的表现可以这样开始记录:

良好的出勤率是员工工作表现的基石。为了尽量减小疾病和受伤带来的影响,公司将提供带薪病假。

然而,周期性的病假需要在系统中分别审批,以避免被滥用。而你的责任就是提供合规的伤病证明,从而领取相应的病假工资。

例如,对于一名员工病假的记录,你可以像这样列明每周的具体日期和天数:

2009年10月9日,周五

2009年10月12日,周一

2009年11月20日,周五

2009年11月23日,周一

2009年12月24日,周四

另外,对于员工缺勤对组织产生的负面影响,可以按照以下的格式来记录:

这些数量的缺勤已经打破了公司正常的生产流程,也导致了很多非计划的加班,因为其他人不得不承担过多的工作任务。

另外,公司也不得不在你的工作区域分配一些临时员工,以保证能在项目周期内完成任务。

02 员工频繁迟到、早退如何处理?

所有的员工都应按时打卡考勤。公司要求员工按时开始和结束工作,这就意味着他们不仅仅需要在早上8点打卡,还需要坐在办公桌前开始一天的工作。

因此,迟到或早退对你的公司来说是很严重的问题,这两者都属于“缺勤”。而且,大部分的员工都知道,反复发生的缺勤可能会导致处分,甚至解雇。

当以文件形式记录书面警告中的有关迟到、早退的缺勤问题时,你需要把员工到达公司(或是离开公司)的时间记录清楚。

以下就是相关记录的例子,以上班考勤时间为8点为例:

2009年2月13日 周五8:17

2009年2月12日 周四8:22

2009年1月12日 周一8:06

2009年1月7日 周三9:30

2008年12月1日 周一8:04

当然,如果公司有考勤机,那么关于打卡时间就没有什么争议了。然而,如果是人工记录的话,就需要让员工知道他迟到或早退的具体时间,以便他今后不会对你记录的时间有异议。

的确,许多勤奋的好员工偶尔也会迟到。然而,员工如果是习惯性迟到,那么无论在生产效率上还是在员工士气上都将导致严重的问题。

毕竟一个经常迟到的员工可能会对其他准时上班的员工产生负面影响。

更为糟糕的是,他会传染和影响一起工作的其他同事:在你知道之前,其他人可能已经在向他看齐了,因为他们看到这样的行为没有受到任何惩罚。

当然,关键的问题是,你如何定义迟到、早退的“底线”?如果你并不想惩罚偶尔迟到的员工,那么你如何通过定义筛选出一个习惯性迟到的员工呢?这不正是管理的一种乐趣吗?

一般来说,如果一个员工一个月内迟到了4次,并且每次都在10分钟以上,那么你就可以找机会和他聊一聊了。

假设员工的平均绩效表现是令人满意的(不包括迟到这件事),你的谈话可以这样开始:

马克,我非常庆幸能够和你共事,我对你出色的工作表现印象深刻。不过我有一件事情需要你的帮助,尽管我猜你可能知道我要谈的是什么事情。

[我的迟到问题吗?]

对的,我很欣慰,你自己能够意识到这一点。我不想太过强调这件事情,只是有一点担心,偶尔发生的迟到有可能会发展为习惯性的,我只是不想看到你也变成那样。你现在可以关注一下这个问题,从而解决它吗?

[可以,很抱歉让你和我聊起这个话题。]

在这个小问题变得更为严重之前,你做了所有你应该做的。现在,我们来看看那些习惯性迟到、早退的情况。

如果员工的习惯性迟到、早退已经招致他人的不满,你将如何应对呢?

在这种情况下,你可以尝试这样开始你们的讨论:

瑞贝卡,我非常荣幸能和你共事,我对你出色的工作表现印象深刻。不过我有一件事情需要你的帮助,尽管我猜你可能知道我要谈的是什么事情。

[我的迟到问题吗?]

对的,我很欣慰,你自己能够意识到这一点。

有一件事情你需要理解,那就是你的工作产出和客户服务能力非常强,不过准时上班也会是你综合表现的一部分。你在过去的两周已经迟到了四次,已经引起其他同事的注意了,也造成了一些负面影响。

这也是我需要找你聊一聊的原因,我希望你能重新审慎地对待准时上下班的问题,对你的整体表现负起责任来。你能做到吗?

[那其他迟到的人呢,我并不想责备其他人,也不是要找他们的麻烦,但是他们也会遵守同样的标准吗?]

其他人遵守与否,暂且不论,首先,瑞贝卡,偶然迟到和习惯性迟到、早退是不一样的。我并不是揪着此事不放,偶然迟到或许是因为一些特殊的原因。

但是在我的概念里,一个月一天叫作偶然,两周四天就不叫偶然。你的情况已经发展为习惯性迟到了,这就意味着我们可以预见到每过几天,你就会迟到10~30分钟。

简而言之,处理这种习惯性迟到、早退的关键在于,不能一视同仁地对待不同的情况。

所以你知道,尽管我将提醒每一个人都不要迟到,所以也想这个议题能够在下一次员工大会时谈到,但是现在,我希望你能关注到自己的表现,而不是盯着其他人。你明白吗?

[明白。]

好,那么我希望你能向我保证,以后尽你所能避免出现迟到的情况,并为有可能发生的问题承担责任,好吗?

[好的。]

谢谢,感谢你能支持我的工作。

迟到或早退的问题,通常在平和友好的谈话之后就能够解决。你只需要记得,当和反复犯错的员工讨论问题时,要区分偶然迟到、早退和习惯性迟到、早退。你将会发现,一次谈话就可以解决这个工作场所的话题。

如果员工还是屡教不改,需要跟踪执行书面警告的话,那么你需要在书面警告中记录你们谈话的时间,以证明你执行了相关的谈话流程。

关于作者:保罗·法尔科内,时代华纳有线公司员工关系副总裁,之前他曾经担任Nickelodeon公司人力资源副总裁。法尔科内出版过的图书包括《高难度谈话》《雇人前要问的96个问题》《绩效对话101个范例》。 他还长期担任人力资源杂志的专栏作家,并且是全美雇用和绩效管理领域广受欢迎的演说家。

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