一文总结关于电子合同签订的所有法律细节,7步搞定电子合同订立!

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3月10日,人力资源和社会保障部公众号推文刊发人社部印发的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》。

文件明确:

用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。

采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。

符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

那么电子合同的具体签订要怎么做?
为什么要寻找三方平台?
HR如何判断三方平台是否靠谱?

7步搞定电子劳动合同签订

电子合同的签订,是HR通过微信,将劳动合同内容以文档或文字形式发送员工,员工回复“同意”就可视为本份电子劳动合同成立了?

从人社部的要求来看,并不能如此简单随意。

根据人社部官方文件的要求以及《电子签名法》的规定,HR要完成电子形式的劳动合同需要参照以下流程。

第1步

HR首先需要通过互联网寻找可以开展电子合同综合业务的第三方合作机构。

第2步

接下来劳资双方均应认真阅读该机构公示的操作指南和服务流程,对电子合同业务的办理做到深入了解。

第3步

劳资双方应根据平台指引进行实名认证。

企业方需提供营业执照、上传法定代表人身份证正反面图片。而后通过后台识别校验、审核处理、录制视频,上传视频完成身份验证。员工方也应依此流程,完成身份校验和实名认证。

第4步

员工通过手机端手写签名样式并上传,企业应将章模图片拍照上传,平台会自动生成签名和章模的图片。

第5步

由企业方将起草定稿的劳动合同文件通过电子文档形式上传至平台服务器,后由企业方发起请求,框定签署位置后,等待员工回复。

第6步

由员工实名登录平台后,根据标识提示,使用电子签名,完成合同签署。

第7步

合同签署后,平台自动会生成数据文本并进行备案留存,禁止任何一方无痕修改。

另外,平台对电子合同的服务内容还包括电子合同的提醒、分类、归档、查询和检索等,能够使得合同的存储、查看和下载更加安全、便捷和高效。

为什么签订电子合同要寻找第三方平台?

那么问题来了,不借助第三方平台就不能完成电子合同的签订吗?

我们也看到了,人社部在官方文件中对于电子劳动合同的签订要求十分严格,这与《电子签名法》中对于电子合同形成和生效的条件要求是一致的。

电子合同作为电子数据的一种,天然具有无痕篡改可能性高、容易灭失、原始性难以保障等弊病。

根据《中华人民共和国电子签名法》(《电子签名法》),真实有效的电子合同需要具备以下条件:

1、约定事项不涉及婚姻、收养、继承等人身关系,以及停止供水、供热、供气等公用事业服务及法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

2、能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;

3、能够可靠地保证自最终形成时起,内容保持完整、未被更改;

4、数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同,或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容;

5、能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间;

6、具有可靠的电子签名。(在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性)

可见,只有符合形式合法、保存合法、签名可靠且约定事项不在禁止使用数据电文形式的事项之列的电子合同才能被认定为真实有效。
单就签名可靠一点,《电子签名法》还规定电子签名需要具有专有性、可控性与改动可发现性。

我们可以将其概括为:内容清晰、可供调取、身份实名、格式唯一、时间固定、修改受限、有专属电子签名且该签名必须具备可识别性和可留痕性。

所以想要不依靠第三方平台,真的很难完成电子合同的签订。

如何判断三方平台是否靠谱?

首先,三方平台需要能够确保电子合同的效力。

1 判断标准:可靠的电子合同平台应具备相对成熟的合同防篡改、防伪造技术与完善的合同订立流程。

从技术角度,平台应该具备区块链、eID电子身份系统对接认证、AES对称加密与个人数字证书秘钥颁发双加密等技术,保证在其上订立的电子合同能满足“自最终形成时起,内容保持完整”、“格式与其生成、发送或者接收时的格式相同,或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”、“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间”等形式与保存上的法律要求。

2 从合同签订流程角度,合同签订流程应完善透明,才能降低由订立程序引发纠纷的可能性。

在平台上,使用者通过实名认证及相应付费获得平台服务使用权,一方签署后通过平台向另一方发送合同以供签署。

签署完毕的合同将在电子合同平台上储存,除合同当事方可对合同进行查看、下载外,如平台可出具说明报告用以解释其整体技术,说明电子合同的订立是如何符合满足法律要求的,可进一步加强电子合同的效力证明效果。


上述流程图示来自某电子合同平台官方网站,仅为说明流程,不作为任何平台推荐

3 第三方电子认证服务商

一般来说,电子合同平台本身不提供可信时间戳、电子签名认证等服务,对于“具有可靠的电子签名”这一法律要求,平台通过集合第三方电子认证服务商的服务满足。

根据《电子签名法》的规定:

只有在电子签名符合专有性、可控性与改动可发现性三点时,才会被认定为可靠,为此《电子签名法》中配套规定了电子签名的第三方认证服务制度。

从目前司法实践来看,当电子签名带有具有资质的第三方机构认证可视为普通合同章,这极大降低了对电子合同使用者的自身技术要求和日后举证难度。

可信时间戳则是由国家法定时间源来负责保障时间的授时与守时检测,任何个人和机构包括时间戳中心自身都不能对时间进行修改,具有较强的权威性,可以保证电子合同订立、修改等时间的准确。

从当前司法实践来看,技术力量和合同订立流程能满足法律要求、集合了具有资质的第三方电子认证服务商的电子合同平台,一般能受到法院认可,在此类平台订立的电子合同通常会被认定满足《电子签名法》的要求。

其次,需要判断电子合同平台是否合法可靠。

1.确认平台采用的电子合同管理技术是否可靠

目前电子合同平台不少,而一般用户其实很难判断各平台所展示的技术究竟是何原理、有何效果。

有一个相对简便快捷的方式:查询是否有过往案例支持认可该电子合同平台。

比如可以从中国裁判文书网等网站,键入预备选择使用的电子合同平台,查询在案件中,法院对于该平台上订立的合同效力的认定结果。

例如在(2018)粤08民特36号裁定中,广东省湛江市中级人民法院认定,案涉平台出具的《文件签署真实性证明报告书》说明相关合同的管理技术确有防篡改、防伪造和防抵赖的功能,进而认定了在该平台上签订的电子合同的效力。

特别注意:查询时请注意相应案件判决/裁定书做出的时间,如距离查询时间已较长,有平台所获授权过期等的风险。对此,我们建议可以通过以下方式,进一步确认平台的可靠性。

2.确认与平台合作的电子认证服务商是否具有资质

1 确认平台合作的电子认证服务商

在选取电子合同平台时,可先通过平台官方网站公布的合作协议、授权证书等,检查其与哪些电子认证服务商建立了合作关系。对于官方网站中就合作方问题语焉不详的平台要审慎使用,不仅要事前询问清楚其具体合作对象,还要获得能够切实证明该合作关系的盖章授权书、合作函等。

以上图示为某电子合同平台在其官网上展示的华测CA授权证书与深圳CA授权证书,仅为举例说明,不作为任何平台推荐

2 确认平台合作的电子认证服务商的资质

在确定平台合作的电子认证服务商信息后,还需判断该服务商是否具有合法合规的资质。

根据《电子签名法》、《电子认证服务密码管理办法》等法律法规规定,提供电子认证服务需要获得《电子认证服务许可证》及《电子认证服务使用密码许可证》。

对此,可以通过工业和信息化部行政许可公开系统与国家密码管理局行政审批结果系统查询,确保该服务商在主管部门的许可名单之中:

《电子认证服务许可证》查询地址:

https://zwfw.miit.gov.cn/miit/resultSearch?wd=&categoryTreeId=318&categoryTreePid=&pagenow=1

《电子认证服务使用密码许可证》查询地址:

ttp://www.oscca.gov.cn/app-zxfw/xzspsx/syxkdw.jsp?channel_code=c100142

如在北京市第一中级人民法院做出的一起劳动争议案件判决中,用人单位因为无法提供证据证明其合作的电子签名服务提供商已经取得主管部门许可,同时劳动者亦对此签名提出了异议,用人单位提供的电子签名证据被认定为合法性不足。

一般来说,经过以上两道程序后,基本即可以判断某一电子合同平台的可靠性。